Những câu hỏi cần hỏi trước khi thuê nhà thầu nâng cấp (retrofit)

Công việc retrofit có thể liên quan đến móng, khung nhà, các mối liên kết, tường chèn (cripple walls), chốt neo, các dây neo từ mái xuống tường (roof-to-wall ties), hoặc các phần khác của ngôi nhà. Phạm vi công việc phù hợp sẽ tùy thuộc vào ngôi nhà, điều kiện tại địa phương, và đánh giá trực tiếp tại chỗ của một chuyên gia đủ năng lực. Vì vậy, việc đặt câu hỏi kỹ càng quan trọng hơn nhiều so với việc chọn báo giá nhanh nhất hoặc rẻ nhất.

Nhà thầu tốt phải có thể giải thích công việc bằng ngôn ngữ dễ hiểu, nói rõ họ biết gì, và thành thật về những phần họ vẫn cần kiểm tra thêm. Câu trả lời mơ hồ, vội vàng, hoặc khó nhận được thành văn bản đều là thông tin hữu ích để bạn cân nhắc trước khi quyết định.

Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn đang so sánh công việc liên quan đến động đất với các hạng mục nâng cấp chống gió/bão. Các câu hỏi nhìn chung giống nhau, nhưng chi tiết có thể khác nhau theo khu vực và loại nhà. Nếu bạn còn đang tìm hiểu kiến thức cơ bản, hãy bắt đầu với các hướng dẫn hoặc đọc hướng dẫn retrofit cho bão và gió lốc.

Hãy cố gắng so sánh các báo giá cho cùng một phạm vi công việc tổng quát. Nếu một nhà thầu bao gồm giấy phép, dọn dẹp/thu gom rác thải, và nâng cấp phần cứng, trong khi nhà thầu khác chỉ liệt kê chi phí nhân công, thì giá thấp hơn chưa chắc đã là giá trị tốt hơn. Hãy yêu cầu từng công ty tách bạch rõ những gì được bao gồm và những gì không.

Cũng sẽ hữu ích nếu có thể gặp ít nhất hai hoặc ba nhà thầu tại nơi có công trình. Ước tính chỉ dựa trên ảnh có thể dùng như điểm khởi đầu, nhưng nhiều quyết định retrofit phụ thuộc vào khả năng tiếp cận, tình trạng hư hỏng hiện có, loại móng, điều kiện khu gầm/crawlspace, và những gì nhìn thấy được trong buổi khảo sát.

Khi so sánh, hãy dùng checklist đơn giản:

• Họ có được cấp phép cho loại công việc này không?
• Bảo lãnh và bảo hiểm của họ còn hiệu lực không?
• Họ có kiểm tra, khảo sát hiện trường trực tiếp không?
• Phạm vi công việc có được mô tả rõ bằng văn bản không?
• Trách nhiệm xin giấy phép có được nêu rõ không?
• Điều khoản thanh toán và các lệnh thay đổi (change orders) có rõ ràng không?

Nếu bạn muốn được giới thiệu các công ty tại địa phương có làm loại công việc này, bạn có thể được ghép cặp miễn phí. Bạn vẫn là người quyết định ai bạn muốn trao đổi và ai bạn sẽ thuê.

Hãy bắt đầu với điều cơ bản: Bạn có được cấp phép, có bảo lãnh và có bảo hiểm cho công việc này không? Sau đó, yêu cầu cung cấp tên pháp lý đầy đủ của doanh nghiệp và số giấy phép để bạn tự kiểm tra với cơ quan cấp phép của bang bạn. Đồng thời hỏi xem công ty có mua bảo hiểm trách nhiệm dân sự chung (general liability) và bảo hiểm bồi thường cho người lao động (workers' compensation) hay không.

Các câu hỏi tiếp theo hữu ích gồm:

1. Bạn giữ hạng/nhóm giấy phép nào?
2. Giấy phép còn hiệu lực và đang ở tình trạng tốt chứ?
3. Bạn sử dụng nhân viên trực tiếp, nhà thầu phụ, hay cả hai?
4. Nếu có dùng nhà thầu phụ, họ có được cấp phép và bảo hiểm đúng quy định không?
5. Bạn có thể gửi bằng chứng bảo hiểm trước khi bắt đầu làm không?

Đừng chỉ dựa vào danh thiếp, logo trên xe tải, hoặc lời hứa miệng. Bạn hãy tự xác minh giấy phép, bảo lãnh và bảo hiểm, và đảm bảo hợp đồng ghi đúng tên doanh nghiệp giống như bạn đã kiểm tra. Điều này bảo vệ bạn nếu phát sinh tranh chấp về phạm vi công việc, thiệt hại, hoặc ai thực sự chịu trách nhiệm cho phần việc đã làm.

Không phải mọi kinh nghiệm xây dựng đều là kinh nghiệm retrofit. Nhà thầu có thể rất giỏi trong việc cải tạo (remodel), nhưng làm rất ít các dự án liên quan đến chống động đất (seismic) hoặc chống gió. Hãy hỏi họ tần suất làm các ngôi nhà giống với nhà bạn, ví dụ: nhà có nền nâng cao, khu gầm/crawlspace, nhà khung gỗ cũ hơn, nhà xây trên sườn dốc, ống khói xây bằng gạch/đá (masonry chimneys), nhà để xe nằm dưới không gian sinh hoạt, hoặc các điều kiện phổ biến khác tại địa phương.

Bạn có thể hỏi những câu như:

• Trong một năm thông thường, bạn hoàn thành bao nhiêu dự án retrofit giống như của tôi?
• Bạn làm nhiều nhất cho những kiểu nhà nào?
• Điều kiện tại công trường thường khiến dự án dễ hơn hay phức tạp hơn?
• Ai là người quyết định phạm vi công việc cuối cùng nếu phát hiện điều kiện bị che giấu?

Nếu nhà bạn có thể gặp vấn đề kiểu “soft-story” (tầng yếu) hoặc một vấn đề bố trí đặc biệt khác, hãy hỏi liệu họ có thường xuyên xử lý đúng loại công việc đó không và liệu kỹ sư có được cấp phép thường có tham gia hay không. Ví dụ, những công trình lớn hơn hoặc phức tạp hơn có thể cần quy trình khác với một căn nhà một gia đình nhỏ. Hướng dẫn retrofit cho soft-story của chúng tôi giải thích vấn đề ở mức tổng quan, nhưng chỉ có đánh giá tại chỗ mới xác nhận điều gì áp dụng cho tòa nhà của bạn.

Bạn cũng có thể xin tham khảo khách hàng. Hãy yêu cầu vài khách hàng gần đây có dự án tương tự về quy mô và loại hình với nhà bạn. Khi nói chuyện với họ, hãy hỏi xem nhà thầu có đến đúng giờ không, giữ công trường sạch sẽ không, giải thích các thay đổi rõ ràng không, và hoàn thành gần đúng phạm vi đã ghi trong báo giá bằng văn bản không.

Đây là nơi nhiều hiểu lầm bắt đầu. Hãy hỏi nhà thầu: Chính xác bạn đề xuất sẽ làm gì, và vì sao? Một báo giá tốt nên mô tả các tình trạng họ đã quan sát được, công việc họ đề xuất, vật liệu hoặc phần cứng họ dự kiến sử dụng, và các giả định đứng sau mức giá.

Các câu hỏi hữu ích gồm:

1. Bạn đã kiểm tra những gì, và có khu vực nào bạn không thể tiếp cận không?
2. Bạn đang đề xuất công việc nào, và mục đích của từng phần là gì?
3. Giá này bao gồm những gì, và không bao gồm gì?
4. Có dự kiến lập kế hoạch thiết kế/kỹ thuật (engineering plans) cho công việc này không?
5. Những điều kiện bị che giấu nào có thể làm thay đổi phạm vi sau này?
6. Bạn có cung cấp báo giá bằng văn bản kèm hạng mục (line items) hoặc hạn mức dự trù rõ ràng (allowances) không?

Hãy cẩn thận với các báo giá rất ngắn chỉ nói kiểu như "retrofit nền móng" mà không có chi tiết. Hãy yêu cầu họ làm rõ phần xử lý rác thải/disposal, sửa chữa hoàn thiện (finish repairs), vá/đắp (patching), công việc liên quan đến việc tiếp cận, phí giấy phép, phí kỹ thuật nếu cần, và ai sẽ trả chi phí nếu phát hiện thêm thiệt hại. Nếu nhà bạn có thể đủ điều kiện để được hỗ trợ chi trả cho các hạng mục đủ điều kiện, chẳng hạn như chương trình Earthquake Brace + Bolt của California, hãy hỏi xem họ có quen thuộc với giấy tờ không, sau đó tự kiểm tra xem bạn có đủ điều kiện hay không theo quy định của chương trình.

Không nhà thầu nào nên nói với bạn ngay từ một cái nhìn nhanh trên mạng rằng nhà bạn cần gì chính xác. Phạm vi phù hợp phụ thuộc vào kết cấu và những gì có thể xác nhận tại hiện trường. Nếu bạn muốn có nhiều hơn một ý kiến, điều đó là hợp lý.

Hãy hỏi sớm: Dự án này có cần giấy phép không, và ai sẽ xử lý giấy phép? Quy định về giấy phép khác nhau theo thành phố và quận, và việc có cần giấy phép hay không còn phụ thuộc vào công việc và địa điểm. Nhà thầu có thể giải thích quy trình của họ, nhưng nếu bạn muốn chắc chắn thêm, bạn cũng có thể xác nhận với phòng xây dựng địa phương.

Bạn cũng nên hỏi về lịch trình theo cách thực tế:

• Khi nào có thể bắt đầu?
• Thường sẽ mất bao nhiêu ngày để thực hiện?
• Sẽ có những ngày không ai có mặt tại công trường không?
• Đội thi công sẽ làm việc vào những giờ nào?
• Tôi có cần chuyển đồ đi, ra khỏi nhà, hay cung cấp lối tiếp cận cho khu gầm/crawlspace hoặc gara không?

Cách liên lạc cũng quan trọng không kém gì giá cả. Hãy hỏi ai là người liên hệ chính của bạn, họ thường phản hồi nhanh cỡ nào, và việc cập nhật sẽ được gửi bằng cách nào nếu điều kiện thay đổi. Sẽ giúp ích nếu có các thông tin như tên, số điện thoại và email được ghi rõ bằng văn bản.

Nếu tiếng Anh không phải là ngôn ngữ đầu tiên của bạn, hãy hỏi liệu họ có thể trao đổi bằng ngôn ngữ bạn ưu tiên hoặc cung cấp các tài liệu quan trọng dưới dạng văn bản đơn giản không. Dù mọi người đều thiện chí, các thuật ngữ retrofit vẫn có thể gây khó hiểu. Giao tiếp rõ ràng giúp giảm sai sót và giúp bạn so sánh các đề xuất công bằng hơn.

Trước khi ký, hãy yêu cầu tất cả điều khoản thanh toán bằng văn bản. Cách an toàn nhất là lịch thanh toán bằng văn bản gắn với các mốc tiến độ dự án rõ ràng, thay vì lời hứa mơ hồ rằng phần chênh lệch sẽ được giải quyết sau. Quy định về tiền đặt cọc khác nhau theo từng bang, vì vậy hãy xem yêu cầu tại địa phương của bạn và đảm bảo hợp đồng đầy đủ trước khi bạn đưa tiền.

Các câu hỏi quan trọng cần hỏi:

1. Có yêu cầu đặt cọc bao nhiêu (nếu có)?
2. Khi nào đến hạn các khoản thanh toán theo tiến độ?
3. Tôi sẽ nhận được bằng chứng gì cho việc phần việc liên quan đến từng khoản thanh toán đã hoàn thành?
4. Lệnh thay đổi (change orders) sẽ được định giá và phê duyệt như thế nào?
5. Bạn bảo hành tay nghề (workmanship) gì, và những bảo hành của nhà sản xuất nào áp dụng cho vật liệu?

Nếu có lệnh thay đổi, tốt nhất là lệnh đó phải được viết thành văn bản, định giá và được phê duyệt trước khi bắt đầu làm thêm. Điều này quan trọng trong dự án retrofit vì khi mở hoặc dọn khu tường, khu gầm/crawlspace, hoặc móng, các điều kiện bị che giấu có thể xuất hiện. Hãy yêu cầu nhà thầu giải thích những lý do phổ biến khiến chi phí thay đổi để bạn không bị bất ngờ về sau.

Cuối cùng, hãy giữ bản sao hợp đồng, giấy tờ xin giấy phép, lệnh thay đổi, hóa đơn và biên lai thanh toán cuối cùng. Hãy xác nhận rõ phạm vi, giá và chi tiết bảo hành bằng văn bản, và đừng cảm thấy bị thúc giục. Quyết định thuê ai là của bạn.