Hợp đồng nâng cấp cải tạo nhà cần bao gồm những gì?

Trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nâng cấp cải tạo nào, hãy yêu cầu một hợp đồng bằng văn bản khớp với báo giá và phạm vi công việc cuối cùng mà bạn đã thảo luận. Những lời hứa bằng miệng rất dễ bị hiểu sai, nhất là khi có các thuật ngữ kỹ thuật. Hợp đồng bằng văn bản giúp bạn có một chỗ để kiểm tra giá, tiến độ, vật liệu và trách nhiệm.

Điều này còn quan trọng hơn đối với các hạng mục liên quan đến động đất và bão vì cách làm đúng còn tùy thuộc vào ngôi nhà của bạn. Những hạng mục như tường chịu lực cắt (shear wall) là gì? hay bộ neo giữ (hold-down) trong nâng cấp cải tạo là gì? có áp dụng cho nhà bạn hay không chỉ có thể được xác nhận sau khi có đánh giá trực tiếp tại công trường bởi một chuyên gia được cấp phép.

Trước khi ký, hãy đảm bảo hợp đồng trả lời 3 câu hỏi cơ bản:
- Chính xác hạng mục nào sẽ được lắp đặt hoặc sửa chữa?
- Giá có bao gồm những gì, và không bao gồm những gì?
- Nếu điều kiện thay đổi sau khi mở tường, không gian gầm nhà (crawlspace) hoặc móng nhà thì sao?

Phạm vi công việc là “xương sống” của hợp đồng. Nó cần mô tả các nhiệm vụ thực tế, vị trí sẽ thi công và các hạng mục chính được lắp thêm hoặc sửa chữa. Các cụm từ chung như "nâng cấp chống động đất" hay "gia cố chống bão" thường không đủ rõ nếu chỉ nêu như vậy.

Phạm vi công việc mạnh mẽ hơn có thể liệt kê các hạng mục như neo giữ móng, chống đỡ tường nhỏ (cripple wall bracing), lắp đặt phần cứng, thay bộ liên kết (connector), hoặc cải thiện dây liên kết từ mái xuống tường (roof-to-wall tie), nếu các hạng mục này nằm trong kế hoạch đã được phê duyệt. Hợp đồng cũng nên nêu rõ nơi công việc sẽ diễn ra, ví dụ: gầm nhà (crawlspace), nhà để xe, chu vi móng, hoặc gác mái (attic). Nếu phần công việc có kèm bản vẽ kỹ thuật (engineering plans) thì hợp đồng cần tham chiếu bộ bản vẽ mới nhất theo ngày.

Hãy tìm các chi tiết như:
- Khu vực nào trong ngôi nhà được bao gồm
- Loại vật liệu chính hoặc loại thiết bị/ phần cứng
- Có bao gồm việc trám vá, sơn lại hoặc sửa hoàn thiện không
- Có bao gồm hạng mục kiểm tra/giám sát (inspections) hay không

Nếu có điều gì đó quan trọng đối với bạn, hãy yêu cầu thể hiện bằng văn bản. Nếu không được ghi rõ trong hợp đồng, sau này có thể bị coi là phát sinh thêm ngoài phạm vi.

Hợp đồng của bạn cần nêu rõ ai chịu trách nhiệm về giấy phép, kiểm tra/giám sát (inspections), kỹ thuật (engineering), dọn bỏ vật liệu thải, và việc bảo vệ khu vực thi công. Đừng mặc định rằng nhà thầu sẽ lo tất cả các hạng mục này, trừ khi hợp đồng ghi rõ.

Ví dụ, hợp đồng có thể nêu xem nhà thầu có xin giấy phép hay không, lên lịch kiểm tra của thành phố (city inspections) và cung cấp bản vẽ đã được chấp thuận nếu cần. Hợp đồng cũng nên nêu rõ việc chủ nhà có phải di dời các đồ lưu trữ khỏi gầm nhà (crawlspace), nhà để xe hoặc khu vực ra vào chu vi (perimeter access area) trước khi thi công bắt đầu hay không.

Sẽ thuận tiện nếu có một danh sách trách nhiệm đơn giản:
1. Trách nhiệm của nhà thầu như xin giấy phép, nhân công, giao vật liệu và các cuộc kiểm tra/giám sát mà họ đồng ý sắp xếp
2. Trách nhiệm của chủ nhà như dọn lối đi, bảo vệ đồ có giá trị, thú cưng hoặc lối vào chỗ đậu xe
3. Các hạng mục không bao gồm như sửa chữa vách thạch cao (drywall repair), trám vá sàn hoàn thiện (finished-floor patching), sơn, xử lý nấm mốc (mold treatment), đi lại đường ống (plumbing reroutes), hoặc thi công điện (electrical work) trừ khi được liệt kê rõ là có bao gồm

Nếu bạn đang tìm hiểu hỗ trợ tài chính, hãy kiểm tra xem bạn có đủ điều kiện cho các chương trình như khoản tài trợ Brace + Bolt (Brace + Bolt grant) của California hoặc các chương trình giảm thiểu rủi ro liên quan đến FEMA (FEMA hazard-mitigation). Điều kiện và các hạng mục được chi trả có thể khác nhau, vì vậy hãy xác nhận yêu cầu trước khi giả định rằng khoản tài trợ sẽ thanh toán cho bất kỳ phần nào của công việc.

Mục thanh toán nên dễ hiểu. Nó cần thể hiện tổng giá trị hợp đồng, khoản đặt cọc (nếu có), các khoản thanh toán theo giai đoạn (progress payments) nếu được áp dụng và số tiền thanh toán cuối cùng. Tránh các hợp đồng không rõ ràng về thời điểm thanh toán.

Lịch thanh toán tốt thường gắn với các mốc hoàn thành, không phải các cụm từ mơ hồ. Ví dụ, thanh toán có thể liên quan đến việc cấp giấy phép, giao vật liệu, hoàn tất một giai đoạn công việc xác định hoặc kiểm tra hoàn công cuối cùng (final inspection). Hãy đảm bảo bạn hiểu rõ chính xác điều gì sẽ kích hoạt từng khoản thanh toán.

Ngoài ra, hãy kiểm tra các quy định về phiếu thay đổi (change orders) và khoản dự trù (allowances):
- Phiếu thay đổi (Change order): công việc phát sinh thêm hoặc điều chỉnh phải được phê duyệt bằng văn bản trước khi thực hiện
- Khoản dự trù (Allowance): khoản tiền tạm tính cho một hạng mục chưa được định nghĩa đầy đủ
- Điều kiện không lường trước (Unforeseen conditions): các vấn đề phát hiện ra khi đã mở lối tiếp cận, ví dụ mục rữa, ăn mòn (corrosion) hoặc công việc trước đó chưa có giấy phép

Nếu nhà thầu phát hiện điều kiện mới, hãy yêu cầu một phiếu thay đổi bằng văn bản thể hiện rõ phạm vi bổ sung, giá và ảnh hưởng về thời gian trước khi bạn đồng ý. Điều này giúp tránh tranh cãi về sau.

Hợp đồng cần đưa ra ngày bắt đầu dự kiến và khung thời gian hoàn thành dự kiến. Lịch thi công nhà có thể thay đổi do thời gian xin phép, thời tiết, khả năng sẵn có vật liệu, lịch kiểm tra/giám sát, hoặc các điều kiện được phát hiện sau khi công việc bắt đầu. Hợp đồng cần giải thích cách xử lý các trường hợp chậm trễ, thay vì giả vờ rằng sẽ không bao giờ xảy ra.

Hãy hỏi nhà thầu liệu họ có mặt tại công trường mỗi ngày khi đã bắt đầu hay không, hay công việc có thể được chia làm nhiều giai đoạn. Nếu việc tiếp cận gara/nhà để xe, gầm nhà (crawlspace) hoặc lối vào nhà của bạn bị chặn trong thời gian thi công, hợp đồng cần nói rõ.

Các điều khoản dọn dẹp cũng cần được ghi bằng văn bản. Hãy tìm câu trả lời cho các câu hỏi sau:
- Rác thải/thứ thải (debris) có được dọn khỏi khuôn viên không?
- Có dùng chắn bụi (dust barriers) hoặc vật liệu bảo vệ sàn (floor protection) nếu công nhân vào khu vực sinh hoạt hay không?
- Các đồ lưu trữ có được chuyển trả lại hay đó là việc của chủ nhà?
- "Công việc hoàn thành" (job complete) có nghĩa là gì đối với buổi kiểm tra nghiệm thu/đi xem lại cuối cùng (final walkthrough) và danh sách các hạng mục cần hoàn thiện (punch-list)?

Một lịch làm việc và kế hoạch dọn dẹp bằng văn bản rõ ràng sẽ giúp cuộc sống hằng ngày dễ chịu hơn trong suốt quá trình thi công.

Trước khi ký, bạn tự mình hãy kiểm tra giấy phép hành nghề (license), bảo lãnh (bond) và bảo hiểm của nhà thầu thông qua các nguồn phù hợp của tiểu bang hoặc địa phương. Hợp đồng cần thể hiện đúng tên doanh nghiệp khớp với hồ sơ giấy phép, kèm thông tin liên hệ. Nếu có thể sử dụng thầu phụ, hãy hỏi cách họ được quản lý và có được bảo hiểm hay không.

Hợp đồng cũng cần giải thích bằng ngôn ngữ dễ hiểu về bảo hành tay nghề (workmanship warranty): bảo hành bao gồm những gì, thời hạn kéo dài bao lâu và những gì không được bao gồm. Hãy đọc kỹ các điều khoản bảo hành. Bảo hành không phải là lời hứa rằng ngôi nhà sẽ chịu được động đất, bão lớn (hurricane) hoặc bão, và không hợp đồng nào nên khẳng định như vậy.

Bạn cũng nên hỏi về lien releases. Những giấy tờ này có thể giúp cho thấy thầu phụ hoặc nhà cung cấp đã được thanh toán cho các phần công việc đã được lập hóa đơn. Yêu cầu có thể khác nhau theo từng tiểu bang, vì vậy nếu bạn chưa chắc hồ sơ lien ở nơi bạn sống được xử lý ra sao, hãy đề nghị nhà thầu giải thích quy trình của họ và cân nhắc việc tìm hướng dẫn pháp lý tại địa phương.

Nếu bạn muốn so sánh các lựa chọn, được ghép cặp miễn phí với các nhà thầu địa phương và xem các đề xuất bằng văn bản của họ cạnh nhau.

Hãy dừng lại nếu hợp đồng bị thiếu trang, có chỗ trống, dùng ngôn ngữ chung chung không có chi tiết, hoặc không khớp với báo giá bạn đã được xem trước đó. Bạn cũng nên cân nhắc chậm lại nếu ai đó thúc ép bạn ký ngay hoặc không khuyến khích bạn đọc toàn bộ tài liệu.

Các dấu hiệu cảnh báo khác bao gồm:
- Yêu cầu bỏ qua giấy phép khi có thể cần giấy phép
- Thanh toán trả trước số tiền lớn mà không có lịch trình rõ ràng
- Cam kết đảm bảo an toàn, đảm bảo tiết kiệm chi phí bảo hiểm hoặc đảm bảo được duyệt khoản tài trợ
- Từ chối đưa các thay đổi vào văn bản
- Không rõ tên doanh nghiệp, thông tin giấy phép hoặc bằng chứng bảo hiểm

Việc hỏi thêm và dành thời gian để xem xét là bình thường. Nếu có điều gì đó chưa rõ, hãy yêu cầu hợp đồng được chỉnh sửa trước khi ký. Bạn cũng có thể đọc thêm hướng dẫn dành cho chủ nhà trong trung tâm trợ giúp.